办公桌整理学习心得

终于把搜集到的Clean up desk 学习资料学完了,总结的思路就是“一切从简,轻装上阵”。


学习资料

可惜的是我最想看的文件收纳工具的归纳和使用教程 方面的资料并没有找到。


学习心得

  • 尽量少保存paperwork
  • 尽量少打印paperwork
  • 保证文件收纳用品充足且就手
  • 容易积尘的物品  入柜 (思路类似报表制作的“最少用墨”原则)
  • 容易积尘又不能入柜的物品,要摆放在方便清洁的位置,且不要有东西阻碍
  • 纸质文件尽量少
  • 电子文件要便于归档
  • 用单页文件收纳夹收纳 零散纸质文件并在以后清理掉
  • 零散paperwork 入夹竖起来


( Clipboard )

学习:如何归档纸质文件

之前对如何归档纸质文件感兴趣,限于时间精力有限,直到现在才开始进行了解。

首先了解的是财务的会计凭证装订技巧。财务对装订归档文件很有一套,肯定有地方值得参考。

装订使用的工具和原料主要是锥子、专门用于装订凭证的针(回形针、大头针)和线、胶水。至于方法和原则,可以参考百度经验

主要要注意的是:

  • 要卸掉所有金属物(如订书钉等);
  • 按凭证号码顺序还原装订成册,不得按科目归类装订;
  • 各种重要的原始单据,以及各种需要随时查阅和退回的单据,应另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号
  • 不一定要用装订线,可以用胶水或金属夹装订,只要保证结实耐用。但是线比较适合保存,金属容易生锈且贵。

另外包角会计凭证装订时会使用包角,目的是保证资料完整不被篡改。


然后要研究的是不装订的文件如何保存,其中包括要长期保存和临时保存的文件。

这里说的都是纸质文件。

这方面我还没有开始看,我的初步想法是:

  • 能不保留纸张就不保留纸张;
  • 用电子文档替代纸张;
  • 各种原始凭证需要保存,保存的方式是按顺序装订成册;
  • 电子文档要注意文件命名方式、存放目录,以便查阅。

目前搜集到的学习材料有:

How To Orgnize Files and Papers   -  貌似偏重使用GTD方式管理文档

Organize Papers  -  重点放在纸质文件的管理


然后还要研究的是怎么 orgnize office desk 。 EhowWikiHow上面有很多文章,待阅。

国外还专门设定1月13日为Clean Desk Day,确实很重要。

选购2011年GTD行事历

又到一年年末,是时候为下一年做准备了。作为上班族,最重要的当然是2011年的行事历了。

在9月的时候开始使用一个修改过的GTD纸质周计划工具,觉得非常适合我,所以在选购明年的行事历的时候也要选择类似的行事历,有些微差别不要紧,可以DIY一下。

在淘宝上找了好久,最后决定只买内芯不整本买。一方面外壳我有,另一方面,基本所有合心意的本都还要进一步DIY,所以干脆只买内芯省些钱、环保。

我选择的标准主要有几点:

1、要求是活页的;

活页适合DIY,而且使用时比较灵活,这点无可争议了。

2、周计划里每日计划必须是纵向排列;

就像上述的GTD表格,纵向日程个人感觉更容易把握日程,一眼观七。因此,很多本本,包括某些康尼本本。下图就是不符合我要求的例子:

image

3、周计划尽量在一版内呈现;

一版的意思就是一版,而不是两版(一页)。为何?因为,第一,紧凑的布局更容易查看把握内容;第二,周计划设一版以上对我而言就是浪费,半版其实就够用了,那些一天一版的严重浪费。

但是一周一版的设计我几乎没见到过,都是一周一页的设计,所以可能要让步了,或者每周自行DIY一版。

image

(这种就是一周两版)

4、要有月计划;

这一点就是导致我想采购内芯而不是纯单行纸来DIY。

写着写着,忽然想起一个问题——如果是每周DIY的话,那如果要在未来安排一个任务,就无法记录了。看来确实是需要买已经编号日期的本或内芯来用。

因此,剩下的选择就是一款韩国的本本和一款康尼的内芯。韩国的本本不是活页设计,这点很可惜,因为除了计划功能外,我也想合并记录/随笔等note功能进去,我怕note页数不够用,不能做到多合一,不灵活。但是这本韩国本本做工实在太好了,而且设计很有想法,非常吸引人。它居然把本子内芯一分为二,上面是月计划/NOTE等,下面是周计划。

image

康尼的内芯是B5尺寸,活页是它的优势,如果要买的话先得看看我的那本壳能不能放得下这么多页纸。同样我选的也是一周两版的内芯(没有一周一版)。

周一回公司看看,晚上决定。

好用的周计划GTD纸质表格

GTDlife上看到一个GTD纸质工具:周计划模板,稍作修改之后在国庆前试用了一个月,发现非常好用,推荐一下。

image

很易懂的一个工作表,上面是周一到周日的To-do List sheet;

中间连着的是对应的每天有时间要求的事项的schedule sheet;

然后左下角的是"Role,Responsibility or Context” ,我不知道是什么东西,我把它原来的3列空格分别作了修改——“Idea | 创意”,“To-do List | 待办”,“Problem | 胶着”,顾名思义,分别用来记录瞬间的灵感、没用明确时间要求的待办事项 和一些困难的暂时不知如何解决却又需要解决的事;

右下角“Next Actions”我修改为“Wait for…”,用来记录我正在等待别人回复/委托别人做的事,作为备忘。

目前就是在这样试用这个表格,确实将我日常琐碎繁杂的工作理清了很多。

接下来想尽快把日本的《晨间日记的奇迹》看完,看看有否收获。另外,一直以来想寻找的带项目模板功能,能自动分解项目为子项目的日程软件还没找到,看来只能靠运气了。

“黄金时间表”助手——timeEdition

之前在《[一种声音]工作观2.0:从勤奋升级到专心》里听说了一种时间管理方法,就是在做某事的时候记下开始和结束时间,由此可以发现自己的“黄金时间表”。当时我就想,不晓得有没有这样一种记录时间的软件呢?结果今天让我在小众软件上发现了这样一个软件——timeEdition ,功能就是这样一种计时式时间记录软件。界面很醒目,而且听说能与Google Calendar同步,看起来非常符合工作观2.0里的计时需要,有空得试一下。

To-do List和Idea List不能混用

在月初写《To-Do List和Calendar不能混用》时,看到有个Blogger说,把Idea list和Todo list会把Todo list变得一团糟。今天忽然想起这个问题,我深有同感。看过《GTD》后我一直把一闪而过的想法马上记下来,但是却和Todo list记在了一起,这样造成的结果就是,现在我的Remember The Milk、忙吧和笔记本里面,要做的事和想法混杂在一起,难以清晰地区分,且堆叠严重,还会造成漏掉想法或者事项的后果。所以,我需要在电脑和笔记本上都想办法把两者分开记录。笔记本的话可以采用顺翻写To-do List逆翻写Idea List的方法,或者一些其它手段解决。然而电脑上却不好解决。虽然有许多服务提供了list功能,但是我不想使用太多工具,否则感觉太臃肿。无论如何,在确定了Idea List的载体后,接下来就需要把To-do List网站上的Idea搬到载体上,彻底给To-do List大瘦身。