学习:如何归档纸质文件

之前对如何归档纸质文件感兴趣,限于时间精力有限,直到现在才开始进行了解。

首先了解的是财务的会计凭证装订技巧。财务对装订归档文件很有一套,肯定有地方值得参考。

装订使用的工具和原料主要是锥子、专门用于装订凭证的针(回形针、大头针)和线、胶水。至于方法和原则,可以参考百度经验

主要要注意的是:

  • 要卸掉所有金属物(如订书钉等);
  • 按凭证号码顺序还原装订成册,不得按科目归类装订;
  • 各种重要的原始单据,以及各种需要随时查阅和退回的单据,应另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号
  • 不一定要用装订线,可以用胶水或金属夹装订,只要保证结实耐用。但是线比较适合保存,金属容易生锈且贵。

另外包角会计凭证装订时会使用包角,目的是保证资料完整不被篡改。


然后要研究的是不装订的文件如何保存,其中包括要长期保存和临时保存的文件。

这里说的都是纸质文件。

这方面我还没有开始看,我的初步想法是:

  • 能不保留纸张就不保留纸张;
  • 用电子文档替代纸张;
  • 各种原始凭证需要保存,保存的方式是按顺序装订成册;
  • 电子文档要注意文件命名方式、存放目录,以便查阅。

目前搜集到的学习材料有:

How To Orgnize Files and Papers   -  貌似偏重使用GTD方式管理文档

Organize Papers  -  重点放在纸质文件的管理


然后还要研究的是怎么 orgnize office desk 。 EhowWikiHow上面有很多文章,待阅。

国外还专门设定1月13日为Clean Desk Day,确实很重要。

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Author: SuperFatCow

I am a human-being.

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