视频: 会计资料整理归档

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视频: 会计资料整理归档

话说这个视频在理论层面和操作层面都说得挺不错,值得看看。

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办公桌整理学习心得

终于把搜集到的Clean up desk 学习资料学完了,总结的思路就是“一切从简,轻装上阵”。


学习资料

可惜的是我最想看的文件收纳工具的归纳和使用教程 方面的资料并没有找到。


学习心得

  • 尽量少保存paperwork
  • 尽量少打印paperwork
  • 保证文件收纳用品充足且就手
  • 容易积尘的物品  入柜 (思路类似报表制作的“最少用墨”原则)
  • 容易积尘又不能入柜的物品,要摆放在方便清洁的位置,且不要有东西阻碍
  • 纸质文件尽量少
  • 电子文件要便于归档
  • 用单页文件收纳夹收纳 零散纸质文件并在以后清理掉
  • 零散paperwork 入夹竖起来


( Clipboard )

学习:如何归档纸质文件

之前对如何归档纸质文件感兴趣,限于时间精力有限,直到现在才开始进行了解。

首先了解的是财务的会计凭证装订技巧。财务对装订归档文件很有一套,肯定有地方值得参考。

装订使用的工具和原料主要是锥子、专门用于装订凭证的针(回形针、大头针)和线、胶水。至于方法和原则,可以参考百度经验

主要要注意的是:

  • 要卸掉所有金属物(如订书钉等);
  • 按凭证号码顺序还原装订成册,不得按科目归类装订;
  • 各种重要的原始单据,以及各种需要随时查阅和退回的单据,应另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号
  • 不一定要用装订线,可以用胶水或金属夹装订,只要保证结实耐用。但是线比较适合保存,金属容易生锈且贵。

另外包角会计凭证装订时会使用包角,目的是保证资料完整不被篡改。


然后要研究的是不装订的文件如何保存,其中包括要长期保存和临时保存的文件。

这里说的都是纸质文件。

这方面我还没有开始看,我的初步想法是:

  • 能不保留纸张就不保留纸张;
  • 用电子文档替代纸张;
  • 各种原始凭证需要保存,保存的方式是按顺序装订成册;
  • 电子文档要注意文件命名方式、存放目录,以便查阅。

目前搜集到的学习材料有:

How To Orgnize Files and Papers   -  貌似偏重使用GTD方式管理文档

Organize Papers  -  重点放在纸质文件的管理


然后还要研究的是怎么 orgnize office desk 。 EhowWikiHow上面有很多文章,待阅。

国外还专门设定1月13日为Clean Desk Day,确实很重要。

难得清闲(虽然还有些活)

久逢的工作休闲季又如以往一样忽然来临了,再加班一个多月之后,迎来不用加班的一周,感觉好爽。趁着这个时间狠狠地收拾了办公桌,销毁了无用的归档文件(以后我走无纸化方向!)。

然后要做的就是:

  • 研究凭证归档的方法;
  • 做QC!

微笑

BTW: 下周要带新人,感觉有点儿不知咋搞好。

入手HONDA定制大行折叠自行车

公司福利,低价入手3台大行折叠车,一台给琳,一台自用,还剩一台本来打算倒卖,不过被出卖只能原价转手,惨 T__T

今天试骑,去到琶洲会展,晒得半死。车还不错,特别是6级变速很强大,调到最轻松的那档的话,上大院的大斜坡,毫无压力,真NB!

艾维娜终于合服了

昨天在艾维娜的QQ玩友群里,惊闻艾服合服了!这个长久以来的心愿居然实现了!

今晚马上回去看看,可惜已经没有高级号在上面了,看不了新主城的人口数。用70级的XD号在暴风城晃悠,看到的几乎都是另一个服务器艾露恩的人,不由得觉得很悲哀。第一次让我觉得像家一样的服务器,最终物是人非,各奔东西,唉。

P.S.合服的时间似乎是2014年7月23日,官网并没有公示。

第一次献血

上上周看到公司公告说组织捐血,可以发300块+2天假期。

一直以来都想献一下血,但是由于小学时抽血发晕的经历,一直有所顾忌不敢去。这次的福利颇丰,且是公司组织,于是便报名参加。

上周四8月27日到淘金的广州血液中心献血(原以为是上门来公司采血,结果是要特意腾出一个工作日来,失策!月底忙得一塌糊涂!)

捐血的过程和感想可以归纳如下:

捐200毫升;
护士姐姐真漂亮啊,皮肤白,脸又俏,长发飘飘;
可能护士姐姐不大熟手,先是抽右手,抽的过程一直报警说血出得不多,捣弄来捣弄去,抽了一百多毫升没血出了,又换了左手;
右手回来针孔附近淤青了一周,左手一点儿事都没有;
右手拔针的时候晕了一会儿,醒了又继续抽左手;
下次应该吃些糖再去。