2009年工作重点:构建科室知识管理系统

     这段时间有个问题一直反复在我脑海里浮现:我们科室的知识管理工作到底要怎么开展呢?

     在新科室工作了半年,交接的时候有前任员工手把手教工作内容,在前任离职之后,我的工作经常都会出现要靠自身摸索前进的情况。前任留下的工作流程并不完整,而且有些是过时的,遇到未教过的情况又不知道哪里可以找到资料或支援,经常想问人都不知道该问什么,对很多跨部门的工作毫无头绪(甚至本部门的工作也有此情况)。各种文档散布各台电脑上,虽然储存的文件夹树经过了一定程度的编制,但是分散现象还是严重,一般以组为单位形成孤岛,且查找文档有困难。

     这其实是很典型的知识管理系统缺失下员工会碰到的问题,科室里现在的很多知识的共享只停留在“组”的层级。恰好我在科室里工作又涉及培训等与知识管理相关的工作,正好可以借此机会把我室的知识管理系统建立起来。

     我对知识管理一直持有一个信条——“不懂没关系,但是要知道去哪找(资料/支援)。” 所以在工作流程及资料搜集上,我认为以我本人的工作流程为中心,不断向其它流程扩张、辐射,逐渐遍布到全公司大部分的流程,这是最易操作、阻力最小的方法。首先由我个人通过搜集、制作等手段积累一些有用的资料,然后以这些资料为资本,以类似wiki的方式,逐渐影响并发展科室内的其他员工对资料的制作及搜集工作作出贡献,然后根据实际情况也许还能向其它部门发展。在此我要既扮演管理者也要扮演编辑的角色,引导其他员工的进入角色并对它们提供的内容进行提炼。这里可以多参考《英国石油公司组织学习最佳实践》里的经验,把人和资料都变成可用的知识资源。

     然后再进一步考虑这些资料应以什么为载体时,我遇到了困难。我个人认为wiki是最好的载体,但是使用wiki就涉及到计算机上的问题:虽然我们科室基本满足了人手一台电脑的条件,但是我们并非所有电脑都可以访问外网,所以利用互联网上现成的大量成熟且易于管理的wiki服务网站就不能成为选择,那么如果在公司内部自己架设wiki,就会有两种可能:在公司的服务器上架设或者在科室的电脑里架设。前者涉及跨部门工作,对于这个实验性的个人发起的项目而言,不是个好的选择;在科室的电脑上架设,抛开开机自动还原的电脑不能做服务器这个问题,我会不得不在已有电脑上自己架设服务器并且负责平常的维护工作,这是我很忌讳的,这有可能是个黑洞,会吞噬我大量的时间精力而又或不得应得的回报,而且我个人对计算机的热情已经大不如前了,实在不想浪费时间在这上面。抛开服务器架设这一底层问题,我又碰到CMS的问题。虽然我过去一直注意CMS这种系统,但是我觉得有必要考虑是否引入这种系统。虽然它和wiki的作用不同,但是也许能辅助wiki的建设。但是我随意看过一些CMS系统,我觉得对于我这种新手上路的菜鸟而言,都是不好驾驭的东西,很有可能会大幅增加项目进行的难度。个人感觉,越牵涉到IT方面的东西,约会提高我开展知识管理工作的难度,这需要仔细权衡。

     虽然我科室的知识管理工作前途尚不明朗,但是其正面作用是不容置疑的。我打算把这项工作作为我2009年的主要工作进行。

P.S.无意中在华为的内部刊物上看到一篇文章,里面一段话很简明精地表达了我对知识管理的作用及其重要性的看法:

     加强知识管理系统的建设和使用。知识经济时代,控制性的资源和对生产决定性的要素是知识。作为各团队主管,要着重考虑如何把一个团队个人的知识形成为一个组织的知识。要求、规范、指南、方法、案例等等,如果不能有效地共享,其结果就是组织的每个人都要依靠自身摸索前进。我们需要做好知识管理,这样才能让一个人的错误不再在一个组织中重现,让一个人的经验在一个组织中有效复制,让业界的优秀实践在组织中人人知晓,从而提高组织的能力和竞争力。目前需要加强推广应用故障模式信息管理系统。

P.S.2.Solidot 一连三篇关于商业软件的文章,对我了解信息化办公的构成体系有一定帮助,分别是:《担心成本的企业将转向开源》、《2008年10大企业Web产品 》、《企业应用程序的最佳开源替代》。

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Author: SuperFatCow

I am a human-being.

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