做笔记

笑来老师的一篇网志《如何做笔记》给了我灵感,关于如何做笔记,笑来老师提到了笔记是记忆的延伸,要具有可检索性,他是在Google Docs上做笔记的,这样他就可以随意检索自己的笔记而且不怕丢失了。

现在想想,Google Docs的确非常适合做笔记:

  • 接近无限的空间
  • 易检索
  • 易访问
  • 可上传word、ppt、excel、PDF文件
  • 功能大致完整

能够检索word、ppt、excel、pdf(update:pdf貌似不能检索)这一项功能很实用,这样就不必在本机上装笨重的Google Desktop了。

此外,在这篇网志的留言里,有人说自己是使用gmail来做笔记的,这样比google docs更容易访问。这的确有道理,因为大部分设备和环境都可以发电子邮件,比如我们公司就不是所有电脑有权限能访问互联网,但是只要能访问公司邮箱,就能发邮件,在这环境下gmail有点优势。不过我在网上搜索之后,发现gmail的邮件其实是可以通过labs的一个新(?)功能,一键发送到docs里面去的。这样就可以把gmail作为协助google docs做笔记的一项工具了。

好!以后就用Google Docs做笔记!

2008.12.29 Update: 原来Google Docs 已经内置了通过邮件建立文档的功能,只需要在Upload界面里获得Docs用的邮件地址,就可以使用任意邮箱发送邮件建立文档了。如果邮件中无附件,则以邮件内容为文档内容;如果邮件中有附件,则以每个附件单独建立文档,文本无视。

To-do List和Idea List不能混用

在月初写《To-Do List和Calendar不能混用》时,看到有个Blogger说,把Idea list和Todo list会把Todo list变得一团糟。今天忽然想起这个问题,我深有同感。看过《GTD》后我一直把一闪而过的想法马上记下来,但是却和Todo list记在了一起,这样造成的结果就是,现在我的Remember The Milk、忙吧和笔记本里面,要做的事和想法混杂在一起,难以清晰地区分,且堆叠严重,还会造成漏掉想法或者事项的后果。所以,我需要在电脑和笔记本上都想办法把两者分开记录。笔记本的话可以采用顺翻写To-do List逆翻写Idea List的方法,或者一些其它手段解决。然而电脑上却不好解决。虽然有许多服务提供了list功能,但是我不想使用太多工具,否则感觉太臃肿。无论如何,在确定了Idea List的载体后,接下来就需要把To-do List网站上的Idea搬到载体上,彻底给To-do List大瘦身。

2009年工作重点:构建科室知识管理系统

     这段时间有个问题一直反复在我脑海里浮现:我们科室的知识管理工作到底要怎么开展呢?

     在新科室工作了半年,交接的时候有前任员工手把手教工作内容,在前任离职之后,我的工作经常都会出现要靠自身摸索前进的情况。前任留下的工作流程并不完整,而且有些是过时的,遇到未教过的情况又不知道哪里可以找到资料或支援,经常想问人都不知道该问什么,对很多跨部门的工作毫无头绪(甚至本部门的工作也有此情况)。各种文档散布各台电脑上,虽然储存的文件夹树经过了一定程度的编制,但是分散现象还是严重,一般以组为单位形成孤岛,且查找文档有困难。

     这其实是很典型的知识管理系统缺失下员工会碰到的问题,科室里现在的很多知识的共享只停留在“组”的层级。恰好我在科室里工作又涉及培训等与知识管理相关的工作,正好可以借此机会把我室的知识管理系统建立起来。

     我对知识管理一直持有一个信条——“不懂没关系,但是要知道去哪找(资料/支援)。” 所以在工作流程及资料搜集上,我认为以我本人的工作流程为中心,不断向其它流程扩张、辐射,逐渐遍布到全公司大部分的流程,这是最易操作、阻力最小的方法。首先由我个人通过搜集、制作等手段积累一些有用的资料,然后以这些资料为资本,以类似wiki的方式,逐渐影响并发展科室内的其他员工对资料的制作及搜集工作作出贡献,然后根据实际情况也许还能向其它部门发展。在此我要既扮演管理者也要扮演编辑的角色,引导其他员工的进入角色并对它们提供的内容进行提炼。这里可以多参考《英国石油公司组织学习最佳实践》里的经验,把人和资料都变成可用的知识资源。

     然后再进一步考虑这些资料应以什么为载体时,我遇到了困难。我个人认为wiki是最好的载体,但是使用wiki就涉及到计算机上的问题:虽然我们科室基本满足了人手一台电脑的条件,但是我们并非所有电脑都可以访问外网,所以利用互联网上现成的大量成熟且易于管理的wiki服务网站就不能成为选择,那么如果在公司内部自己架设wiki,就会有两种可能:在公司的服务器上架设或者在科室的电脑里架设。前者涉及跨部门工作,对于这个实验性的个人发起的项目而言,不是个好的选择;在科室的电脑上架设,抛开开机自动还原的电脑不能做服务器这个问题,我会不得不在已有电脑上自己架设服务器并且负责平常的维护工作,这是我很忌讳的,这有可能是个黑洞,会吞噬我大量的时间精力而又或不得应得的回报,而且我个人对计算机的热情已经大不如前了,实在不想浪费时间在这上面。抛开服务器架设这一底层问题,我又碰到CMS的问题。虽然我过去一直注意CMS这种系统,但是我觉得有必要考虑是否引入这种系统。虽然它和wiki的作用不同,但是也许能辅助wiki的建设。但是我随意看过一些CMS系统,我觉得对于我这种新手上路的菜鸟而言,都是不好驾驭的东西,很有可能会大幅增加项目进行的难度。个人感觉,越牵涉到IT方面的东西,约会提高我开展知识管理工作的难度,这需要仔细权衡。

     虽然我科室的知识管理工作前途尚不明朗,但是其正面作用是不容置疑的。我打算把这项工作作为我2009年的主要工作进行。

P.S.无意中在华为的内部刊物上看到一篇文章,里面一段话很简明精地表达了我对知识管理的作用及其重要性的看法:

     加强知识管理系统的建设和使用。知识经济时代,控制性的资源和对生产决定性的要素是知识。作为各团队主管,要着重考虑如何把一个团队个人的知识形成为一个组织的知识。要求、规范、指南、方法、案例等等,如果不能有效地共享,其结果就是组织的每个人都要依靠自身摸索前进。我们需要做好知识管理,这样才能让一个人的错误不再在一个组织中重现,让一个人的经验在一个组织中有效复制,让业界的优秀实践在组织中人人知晓,从而提高组织的能力和竞争力。目前需要加强推广应用故障模式信息管理系统。

P.S.2.Solidot 一连三篇关于商业软件的文章,对我了解信息化办公的构成体系有一定帮助,分别是:《担心成本的企业将转向开源》、《2008年10大企业Web产品 》、《企业应用程序的最佳开源替代》。

To-Do List和Calendar不能混用

现在在工作上,我们组使用一个叫《工作计划》的Excel文件来充当Calendar,小组内各组员每天都(应该)填写这份表格,通过这样来让各组员安排工作和让其他组员特别是组长了解其他人的工作安排。这种方式虽然目的是好的,但是实施手法上有一些不足。

用一个Excel文件作为Calendar这点值得商榷。我个人一般会使用Pen+Paper/Online Apps的方式记录和安排代办事宜,里面既有工作上的事情也有私人的事情。因此,对我而言这个Excel文件实际上是作为一个“通告”工具,向其他人展示自己的工作安排,而不是真正意义上的Calendar。至于其他同事,据我了解主要使用Pen+Paper的方式安排工作,所以应该也是如此。而且,由于Calendar保存在办公室电脑中,组员只能在上班时打开,不能做到“随时、随地访问”,有很大缺陷。

所以,有必要对这种记录工作计划的方式进行改进。

不过这个《工作计划》Excel文件的设计其实也是有花心思的,比如说,它分别对待Calendar和To-do list,这一点非常重要,我也是最近才发现它有这样的设计。过去因为排版问题,我都只注意到这表格有Calendar的功能,而忽视了有To-do list的功能,后来版面被调整后,To-do list放在了显眼的位置。我之前一直对这个工作计划表格不满意,因为(以为)他没有To-do list的功能,使得我有一些时间不固定,比较“随意”的To-do工作必须按照Calendar的方式呈现,实在不妥。

说到这,我也想说说我自己记录和安排工作计划的方式。我主要使用的是Google Calendar,配合纸和笔。然后我发现,Google Calendar非常不适合作为To-do list的载体。在工作之前,我一直使用To-do list服务,不曾用Calendar(大学时间比较好掌握),工作之后才用起Calendar,这让我越来越感到不适应。遗憾的是,到现在我也没有找到一个能完美地整合Calendar和To-do list的软件/服务,所以我到现在还把To-do list写到Calendar里去。事实上这真是非常糟糕的措施,它让我对工作的把握完全失控了!所以,最近我尝试分离开两种应用,使用Google Calendar+Remember the milk的方式安排工作。虽然稍有改善,但是效果依然不是很好,毕竟做工作计划的目的就是“一眼观七”,能一眼把握所有的安排,将安排分开在两个网站填写,不适合统筹。目前也没有什么解决方案,只好继续改进对Google Cal和RTM两者的使用习惯,增强兼顾两者的能力。(关于To-do list和Calendar不能混用这个话题,可以看看这两篇文章 12 )。

BTW:事实上因为我把个人和工作的安排都坐在相同的地方,所以还产生了一个问题:隐私问题。我在忙吧上记录了很多个人事项,结果有天看到有同事在我电脑上看我的忙吧,感觉很 Orz

下一阶段

最近看了一些笑来老师的文章,发现我之前在对很多学习、工作以及处事的逻辑的思考上已经有些心得了。此外,我也发现,继对复杂科学的学习之后,至少有一年多时间没有在知识领域有大的飞跃性的学习。我觉得,跟过去一样,我又到了一个向下一阶段迈进的时候了。

我现在有几个方向可以选择:

  • 日语,目标是能读懂各种日文文章;
  • 绘画,目标是能随心所欲的画出喜欢的风格的画,绘出心中所想,且可以左手作画;
  • 运筹学/数学,目标是能解决最优化问题;
  • 医学/生物学,目标是理解化学物质对思维(大脑/情感)的控制原理和应用;
  • Excel,目标是能够更轻松地将工作流程中的步骤用Excel表格优化,要达到能看懂/制作WOW DPS表格的水平;
  • 英语,目标是平常不需要借助词典也能看懂所有单词,且口语随心所欲。

目前而言,倾向是:日语>=英语>绘画=统筹学=医学>Excel 。